Время — деньги: утилизация и реализация в юридических фирмах в СНГ

Юридическому консалтингу в России более 25 лет, его главный капитал и средство производства — юристы. Готовы ли партнеры юридических фирм в России относиться к своему делу как к бизнесу и оценивать эффективность работы своих сотрудников с помощью инструментов экономического анализа?

ЕВГЕНИЙ БАЙДАКОВ, генеральный директор «Авиком»

В 2015 году компания «Авиком», разработчик системы управления юридической фирмой ProjectMate, при поддержке журнала Legal Insight провела опрос «Время — деньги: как юридические фирмы в России и СНГ учитывают время юристов». В первой части исследования (весна 2015 г.) респонденты отвечали на вопрос о том, ведут ли они учет времени юристов и для чего используют полученные данные. 95% опрошенных указали, что ведут учет рабочего время юристов, а 88% — используют полученные в результате учета данные для аналитики. Осенью 2015 г. целью исследования было выяснить, как часто и кто проводит учет и аналитику. Несмотря на небольшое количество респондентов (43 фирмы среднего размера из России, Белоруссии, Украины и Казахстана), результаты второй части исследования представляются интересными.

Изучаемая сфера является закрытой, исследования показателей финансовой эффективности юридических фирм в России отсутствуют, респонденты в большинстве случаев не готовы делиться не только данными учета рабочего времени, но и соответствующими нормативами, а значит полученные в результате опроса данные могут послужить фундаментом для дальнейших разработок и способствовать большей прозрачности рынка юридических услуг.

В отношении организации процесса учета нами были получены следующие данные:

• в  большинстве юридических фирм ведется ежедневный учет рабочего времени юристов (75%);
• полученные данные подвергаются анализу один раз в месяц (63%);
• еженедельно учет и  аналитику проводят 16 и 22% респондентов соответственно.
Также удалось выяснить, в каком разрезе юридические фирмы учитывают и анализируют полученные данные:
• рабочее время отдельных юристов — 65% респондентов;
• время, потраченное на отдельные проекты, — 58%;
• показатели по фирме в целом — также 58%;
• показатели по  практикам и  клиентам — 21 и 29% соответственно.
В одних фирмах с данными, полученными в результате учета рабочего времени, работают финансовые директора, аналитики или сотрудники бухгалтерии (31% респондентов), в других соответствующим анализом занимаются партнеры (51% респондентов) или генеральные, исполнительные либо административные директора (18%).
Утилизация и реализация
Несколько вопросов анкеты касались таких важных показателей эффективности работы компаний как нормативы и фактические данные по  утилизации (отношение клиентской работы ко  всему рабочему времени) и  реализации (от-ношение включенной в клиентские счета работы ко  всей выполненной). На  момент проведения опроса представлялось возможным использовать только данные по  уже завершившемуся 2014 г. Респондентов опросили на предмет того, проводились ли у них учет и анализ по утилизации и реализации в предыдущем году, а также установлены ли в их фирмах соответствующие нормативы.
Оказалось, что далеко не во всех компаниях, анализирующих утилизацию и реализацию, для сотрудников предусмотрены нормативы. Так, в 2014 г. учет и анализ по утилизации и  реализации или одной из  этих
категорий вели 63% респондентов, при этом соответствующие нормативы имеются толь-ко в 46% фирм. Компаний, которые учитывают и нормируют и утилизацию, и реализацию, еще меньше — 42 и 19% соответственно.
Несколько респондентов — в основном сотрудники юридических фирм из Белоруссии, Казахстана и Украины — ответили на вопрос о значении нормативов и конкретных показателей по утилизации и реализации. Российские респонденты, за редким исключением, оказались не готовы к ответу. В западных источниках, к которым обращались исследователи, данные по утилизации чаще всего представлены в абсолютном значении: количество часов, отработанных по  клиентским проектам, за  год. Если  же речь идет о  реализации, то  для простоты восприятия цифры по часам, включенным в счета клиентов, пересчитываются в проценты от общей суммы рабочих часов в году.
В рассматриваемом исследовании все присланные респондентами показатели приведены к единообразию, за исключением из их числа предположительно ошибочных цифр.
В 2014 г. при сорокачасовой неделе насчитывалось 1970 рабочих часов. Исходя из  этого, показатели были пересчитаны в абсолютные либо относительные значения. Это позволило составить сводные таблицы с данными, взятыми из исследований американского рынка юридических услуг. По полученным результатам видно, что самые большие нормативы по утилизации в фирмах установлены для младших сотрудников. С каждой более высокой должностной ступенью норматив снижается:
• для помощников — 1182 часа в год;
• для юристов — 1107 часов;
• для старших юристов — 1068 часов;
• для партнеров — 848 часов.
Прежде всего это связано с  тем, что более простую, но затратную по времени работу фирмы, как правило, делегируют младшим сотрудникам. Вторая причина заключается, очевидно, в том, что ряд фирм выделяет старшим сотрудникам и партнерам небиллинговое время для управленческой работы.
Фактическая картина по  утилизации в  2014 г. в  России и  США полностью совпала в части распределения по группам сотрудников, хотя конкретные показатели утилизации в США выше (сравнение абсолютных значений утилизации показало, что западные коллеги тратят на клиентские проекты на 4,4% времени больше, чем россияне):
• самая большая фактическая утилизация отмечена у юристов — 1505 часов в год в рассматриваемом исследовании и  1647 в  исследовании, проводимом в США, при этом у старших юристов такое значение ниже;
• средние показатели у группы партнеров — 1420 часов и 1526;
• самые низкие показатели и  в  России, и на Западе у помощников юристов — 1309 и 1274 соответственно. Младшие сотрудники больше времени тратят на  обучение, а эти часы не могут быть включены в клиентские отчеты.
По сравнению с  утилизацией норматив по  реализации устанавливается точно наоборот:
• для партнеров и старших сотрудников — 74 и 73% соответственно;
• для юристов и  помощников — 71 и  65% соответственно.
Это свидетельствует о том, что при включении в клиентские счета у опытных сотрудников может быть порезано меньше времени по тем или иным причинам, у новичков же из итогового клиентского отчета исключается до трети часов.
Анализ и нормирование утилизации и реализации позволяют отслеживать эффективность работы сотрудников юридических фирм, мотивировать их, ставить цели по  оптимизации их работы, управлять уровнем загруженности юристов, отсекать проекты и клиентов, работа с  которыми является минимально прибыльной. К сожалению, в настоящее время лишь сравнительное небольшое количество успешных юридических фирм в  России используют эти показатели для анализа эффективности и оптимизации своей работы, однако мы надеемся, что данное исследование позволит привлечь внимание партнеров и управляющих партнеров юридических фирм к  указанным инструментам экономического анализа.

Опубликовано в L eg a l   I n si g h t  | № 4 (50) | 2016