WEB-системы управления расходами на юридические услуги

26 ноября 2016 г. в Москве состоится Форум руководителей юридических департаментов России, основной целью которого является обсуждение лучших практик управления юридическим департаментом. Одна из сессий Форума будет посвящена новым технологиям в работе юридического департамента. В преддверие Форума мы решили выложить на нашем сайте статьи, опубликованные в Legal Insight по этой теме. Первая статья посвящена «управлению расходами на юридические услуги» (legal spend management). Сегодня за этим термином стоят новые способы управления ежедневной юридической работой — изменения, которые позволяют существенно снизить затраты времени и денег. При правильном применении управление расходами на юридические услуги  способствует  более эффективному взаимодействию между внутренним юристом компании и ее внешним консультантом.

Статья была опубликована в Legal Insight. 2013. №1.

Роб Томас, вице-президент по стратегическому развитию, Serengeti Law

Патрик Джонсон, главный маркетолог, Serengeti Law

Внедрение WEB-систем управления расходами на юридические услуги ускорилось в ответ на необходимость их обоснования. В особенности это касается международных компаний. Более 50% юридических департаментов корпораций рассматривают возможность их использования[i]. Причем вопрос заключается не в том, попросят ли ваш юридический департамент проанализировать расходы на юридические услуги, а в вашей готовности ответить на вопросы, которые могут быть заданы.

 Знайте свои юридические проблемы и средства, потраченные на их решение

 Что следует предпринять, если финансовый директор попросит юридический департамент оценить затраты компании на урегулирование юридических вопросов, включая возможные штрафы при наступлении той или иной ответственности, расходы на решение конкретной проблемы, по подразделению компании и типу вопроса? Над этим все чаще задумываются компании, контролирующие расходы всех своих подразделений, включая юридический департамент. Предусмотрительные юридические департаменты используют системы управления проектами и электронного биллинга (e-billling), что существенно экономит средства и время.

Современные системы управления расходами, соединяя юридический департамент с его внешними консультантами по всему миру, обеспечивают непосредственный доступ к счетам, документам, бюджетам, общему состоянию дел и другой ключевой информации в результате всего лишь нескольких кликов мышью. В случае необходимости правовой департамент может составить отчет, содержащий краткие сведения о последних счетах и обновлениях статуса внешних консультантов в течение считанных минут, а не недель. Составление отчетов в реальном времени позволяет внутренним юристам больше не удивляться расходованию средств или срочным обновлениям статуса от внешних консультантов, что очень ценно для управления рисками в компании. По словам Адама Лию, бывшего финансового контроллера VF Corporation, чьи офисы расположены по всему миру, произнесенным по поводу использования системы управления расходами Serengeti Law, «впервые наш юридический департамент смог подготовить полную и актуальную финансовую отчетность по расходам на юридические услуги, всего лишь несколько раз кликнув мышью. Когда мы использовали старую систему документов и таблиц, эта работа занимала недели».

Преимущества отчетности о юридических проблемах и затратах на юридические услуги:

• вы можете управлять всем объемом работы сотрудников правового департамента и внешних консультантов, а также контролировать и оценивать их работу с помощью одной кнопки;
• вы можете с легкостью получать разные варианты разбивки расходов, управлять вашим юридическим департаментом и представлять отчеты всем зависящим от него подразделениям;
• происходящие события или неконтролируемые расходы больше никогда не застанут вас врасплох.

Согласуйте план и постоянно отслеживайте его выполнение

Современные системы управления расходами позволяют внутренним юристам работать с использованием технологий, не обращаясь к внешним консультантам. При привлечении к работе внешнего консультанта правовой департамент может затребовать оценку рисков, смету расходов и план работы над проектом, а также ежемесячные отчеты о состоянии дел. В системах управления расходами на юридические услуги внешние консультанты получают на панели мониторинга (dashboard) и по электронной почте уведомления о том, что приближается срок сдачи работы. Кроме того, документы, важнейшую информацию и сведения о сроках сдачи работ можно распространить в режиме онлайн, так как все члены команды, внутренние и внешние консультанты работают в одном и том же файле. Совместная работа в системе позволяет каждому получить непосредственный доступ ко всем необходимым документам. Это повышает эффективность сотрудничества внутренних и внешних консультантов, экономит время и средства.

Преимущества предварительной оценки и периодического мониторинга

• благодаря требованию тщательной предварительной оценки дела, включая планирование возможных точек «выхода», вы с большей вероятностью избежите предъявления претензий, возбуждения расследований и судебных исков, которые могут вылиться в существенные расходы;
• периодическое обновление статуса поможет вам проконтролировать соответствие выполняемой работы намеченному плану, избежать сюрпризов и позволит компании принять участие в решении возникающих стратегических вопросов;
• совместно используемая онлайн-система дает массу преимуществ внешним и внутренним консультантам благодаря наличию полной информации о сроках сдачи работ, статусе, документах и прочем в одном совместно используемом файле, доступ к которому можно получить с любого места, где есть подключение к Интернету.

Проверяйте счета: держите внешнего консультанта под контролем

Получение электронных счетов посредством программного решения раскрывает всю содержащуюся в них информацию. Программа мгновенно определяет потенциальные вопросы по поводу увеличения ставок юристов, включения в работу над проектом новых людей, расходования средств сверх бюджета и пр. Внутренний консультант имеет возможность оперативно решить их, экономя время и деньги. Кроме того, юридической фирме проще представить счет в электронном виде, нежели на бумаге: счета, загружаемые одним кликом, незамедлительно распределяются по соответствующим проектам и автоматически проверяются на предмет соответствия бюджетам и согласованным принципам. Корпоративный юрист незамедлительно получает на панели мониторинга уведомление с краткой информацией о счете. Система электронного биллинга позволяет юристам принять счет (отдельные его пункты) либо возразить, сделав всего один клик, а также внести комментарии. Экономия средств за счет снижения сумм электронных счетов обычно превосходит стоимость системы.

Преимущества электронной проверки счетов:

• система не только выставляет счета, но и выдает краткое описание деятельности по их формированию, предоставляя сведения для управленческой отчетности без повторного ввода данных;
• система автоматически проверяет счет на предмет соответствия условиям удержания оплаты и изменения процентной ставки, учитывает новых пользователей системы биллинга, нарушения указаний относительно расходования средств, а также выполнение бюджета;
• все расходы и прочая информация в счетах незамедлительно предоставляются для отчетности без повторного ввода данных во внутреннюю систему.

Отчитывайтесь о сэкономленных средствах: демонстрируйте ваши результаты

Простого понимания того, что ваш юридический департамент хорошо выполняет свою работу, недостаточно. Так же, как у коммерческого директора, имеющего цифровые данные об осуществляемых компанией продажах, у начальника юридического департамента должны быть конкретные данные, подтверждающие ценность его работы. Юридический департамент, который использует систему управления делами / электронного биллинга, может быстро составить отчет для того, чтобы продемонстрировать руководству компании достигнутые успехи. Сопоставление фактических расходов с заложенными в бюджет, снижение сумм счетов, включая уменьшение количества указанных часов, почасовых ставок, расходов и ставок юристов, а также достигнутых результатов – все это можно легко сформировать, демонстрируя, как юридический департамент контролирует свои расходы. По словам Адама Лию, бывшего финансового контроллера VF Corporation, благодаря применению базового контроля расходов и осуществлению бюджетного контроля с помощью нашей новой системы электронного биллинга мы добились внутренней нормы доходности (ROI) по экономии затрат в размере более 600% в первый год.

Преимущества демонстрации экономии средств и времени:

• вы можете определить, за счет чего вам удается или не удается экономить, и распределить ресурсы таким образом, чтобы максимально увеличить экономию и эффективность;
• обладание точными данными дает вам возможность продемонстрировать, как ваш департамент снижает расходы и увеличивает эффективность.

Вывод: превращение ежедневной эффективности в дополнительную экономию

Благодаря совместно используемой системе управления расходами на юридические услуги внутренние и внешние консультанты могут эффективно составлять планы проектов, включая бюджеты, а также наблюдать за их развитием, определяя требующие внимания вопросы. В целях повышения эффективности внешние консультанты и клиенты могут работать совместно, так как трудятся над достижением общих целей. В конечном итоге, внутренние юристы смогут формировать отчеты, которые раскроют больше возможностей для экономии, включая расходы на развитие, так как превентивный подход может уменьшить объем правовой работы. Внедряя системы, делающие управление расходами на юридические услуги частью вашей ежедневной работы, вы сможете достичь устойчивых результатов, которые приведут к еще большей экономии средств и юридического департамента и внешнего консультанта.

Если вы еще не применяете систему управления расходами на юридические услуги, то рекомендуем ознакомиться с подобранными нами материалами, которые помогут вам определиться с выбором системы, наилучшим образом удовлетворяющей вашим потребностям, на сайте: http://www.serengetilaw.com/products/Pages/tcc.aspx.

Перевод с английского А. Мухаметшина

Журнал Legal Insight проводит опрос руководителей юридических служб с целью выяснить уровень автоматизации юридической работы в российских компаниях. Мы будем признательны, если вы сможете уделить нам несколько минут и заполнить нашу анкету. Результаты опроса будут представлены и обсуждены на Форуме 26 ноября (вы можете зарегистрироваться на Форуме здесь: https://legalinsight.ru/forum/) и в декабрьском номере Legal Insight (подписаться: https://legalinsight.ru/subscription/).

[i] 2009 ACC-Serengeti Managing Outside Counsel Survey Report.2009, p. 132.