За кулисами Петербургского форума

In Статья by Legal Insight0 Comments

Поделитесь:

Сегодня мы хотели бы рассказать вам о команде Петербургского международного юридического форума, которой удается организовать такое масштабное мероприятие на самом высоком уровне вот уже несколько лет. Во время форума трудятся сотни профессионалов, но основной подготовкой занимается 18 человек. Средний возраст сотрудников «Конференц-центра «Петербургский международный юридический форум» — 25–30 лет. Эту молодую и дружную команду возглавляет опытный руководитель и обаятельный человек — генеральный директор «Конференц-центра «Петербургский международный юридический форум» Ольга Мотенко. Мы попросили Ольгу рассказать о секретах безупречной организации крупнейшего юридического события в России.

90% успеха любой конференции складывается из двух главных факторов: это актуальная насыщенная программа и уровень выступающих спикеров. Программный комитет Петербургского международного юридического форума под руководством Министерства юстиции Российской Федерации в течение всего года работает над формированием программы форума. В поисках наиболее востребованных тем ежегодно обрабатывается более 1000 заявок от участников, в программу попадают только самые ключевые и максимально практические темы. Затем к выступлению приглашаются заслуженные эксперты, лучшие профессионалы своего дела. В результате форум с каждым годом растет количественно: на него приезжает все больше участников как из России,
так и из других стран. Но главная задача состоит в сохранении качества дискуссий. Благодаря усилиям учредителя Форума, Министерства юстиции Российской Федерации, участники могут быть уверены, что им предстоит вести диалог с представителями российской и международной юридической и бизнес-элиты. Обмен передовым опытом и обсуждение актуальных трендов на этом мероприятии — объективная реальность.

Цель команды Конференц-центра состоит в том, чтобы сделать эту уникальную дискуссионную площадку максимально комфортной для участников. На форуме должны быть созданы все условия как для продуктивной работы, так и для неформального общения. И самое главное, мы стремимся к тому, чтобы каждый участник чувствовал заботу о себе не только на форуме, но и до и после мероприятия.

Не секрет, что чем больше внимания уделяется подготовке, тем лучше удается реализация любого проекта. Для того чтобы каждый форум проходил плодотворно для его участников, команда Конференц-центра начинает подготовку к следующему году сразу после завершения мероприятия. Мы анализируем пожелания и отзывы гостей, изучаем опыт ежегодных конференций Международной ассоциации юристов (IBA), Всемирного экономического форума. Такие международные мероприятия задают определенный уровень организации, определяют стандарты, к которым мы стремимся в своей работе.

Регулярное живое общение с участниками и партнерами благоприятно влияет на лояльность наших гостей к форуму и обеспечивает приток свежей информации из «первых уст»: мы осведомлены о состоянии рынка и стремимся максимально соответствовать его требованиям. Постоянный диалог с участниками ведут отделы по работе с участниками и спикерами, которые обеспечивают полный цикл сопровождения гостей: круглосуточно отвечают на вопросы делегатов, помогают в регистрации на форум, получении виз, бронировании гостиниц. Несмотря на многотысячную аудиторию форума, внимание уделяется каждому участнику, начиная с его первого звонка в колл-центр и заканчивая его возвращением домой. В настоящее время уникальная база контактов ПМЮФ насчитывает 40 000 специалистов всего мира и постоянно пополняется.

Наиболее важный элемент в событийном менеджменте — сверхточная организация. Общение делегатов с менеджерами из отдела по работе с участниками происходит посредством автоматизированной системы управления форумом (АСУФ): подача заявки на участие в режиме онлайн, оперативное получение обратной связи, доступ в личный кабинет с целым рядом персональных сервисов, оплата услуг — сертифицированная разработка IT-отдела Конференц-центра. Немаловажным результатом работы команды стало и создание мобильного приложения, в котором участники могут назначать встречи друг с другом на площадке и следить за обновлениями программы форума.

О новостях форума можно узнать и с сайта ПМЮФ, который сотрудники IT-отдела Конференц-центра оперативно наполняют контентом, поступающим из отдела по связям с общественностью. Отдел по связям с общественностью, в свою очередь, отвечает за всестороннее освещение форума, сотрудничает с сотнями представителей СМИ, чтобы сессии форума не остались незамеченными для тех, кто не смог на него попасть. Здесь же генерируется контент для социальных сетей, создается Информационный дайджест ПМЮФ, в котором участники могут найти не только новости форума, но и актуальные интервью, подборку статей по управлению юридическим
бизнесом от всемирно признанных экспертов. Количество подписчиков дайджеста за полгода его существования превысило 20 000 человек! Наша цель — чтобы у экспертов, в сферу деятельности которых попадают темы форума, даты проведения ПМЮФ ежегодно были в числе обязательных для посещения мероприятий.

На плечи отдела логистики Конференц-центра ложится огромный пласт работ, от которых зависит безупречность проведения мероприятия. Здесь рисуются схемы и карты объектов форума, разыскиваются уникальные экскурсии и туры, продумываются всевозможные аспекты комфортного пребывания участников, как на площадке, так и за ее пределами. Во время подготовки и проведения форума Конференц-центр привлекает десятки организаций разного профиля, тысячи людей в качестве вспомогательного персонала, и в этой ситуации нельзя переоценить важность тщательного планирования, а также внимательного подхода к выбору
и контролю подрядных организаций.

Хочу отметить, что во время форума незаменимыми членами команды Конференц-центра становятся и волонтеры. Всем участникам хорошо известны улыбчивые молодые юноши и девушки в голубых жилетах, всегда готовые помочь и поддержать диалог. Мы очень благодарны СПбГУ и ВШЭ, которые идут навстречу студентам, выразившим желание поработать волонтерами на Петербургском международном юридическом форуме. Ежегодно мы проводим собеседования с более чем 700 инициативными ребятами, выясняем,
в чем состоит их мотивация на участие в форуме, тестируем знание английского языка, определяем уровень общего кругозора. В итоге 350–400 ребят, прекрасно проявивших себя, получают волонтерский билет на форум, пройдя через серию лекций и тренингов. Каждый год мы работаем на новых площадках, поэтому со своей стороны, мы готовим новые инструкции, а отобранные волонтеры мужественно им следуют. Наши сотрудники стараются настроить и передать будущим волонтерам ощущение причастности к самому важному событию юридического сообщества России. Недаром после каждого ПМЮФ 90% благодарностей от участников мы получаем в адрес волонтеров. Именно они — лицо организаторов форума. Работа нашей команды не видна и это замечательно, это значит все идет по заранее намеченному плану. Мы всегда рядом и появляемся только в случае форс-мажоров, которые тоже видны только нам.
Я очень надеюсь, что так будет и в будущем.

Раскрою секрет наполнения портфеля участника форума. Придумать нечто полезное или оригинальное, то, что должно порадовать людей абсолютно разного уровня дохода и сферы интересов, — всегда непростая, но крайне увлекательная задача. В этом году каждый участник форума получит в подарок уникальную книгу «Искусство видеть право», собственное издание Конференц-центра. Наша идея вдохновила президента Академии художеств Семена Михайловского, который написал тексты к изданию, и замечательного художника Андрея Шелютто, который взялся за оформление книги. Я уверена, что этот эксклюзивный альбом иллюстраций юриспруденции в мировом искусстве не оставит никого равнодушным.

В заключение несколько слов о культурной программе форума. Не секрет, что бизнес делается не между компаниями, а между людьми. Одна из самых важных задач форума — создание площадок для неформальных встреч, живого общения за пределами круглых столов деловой программы. Именно поэтому мы тщательно работаем над культурной программой, предлагаем не только известные во всем мире экскурсии по городу и его достопримечательностям, но и придумываем необычные туры. Например, классическая для Санкт-Петербурга прогулка по рекам и каналам превращается для наших участников в загадочное ночное путешествие в специально открытые только для них дворцы на берегах Невы, Мойки, Фонтанки. Из года в год в одну из белых ночей мы открываем
двери все новых и новых музеев, и около 800 участников занимают места в лодках на закате солнца.

Уверена, что в этом году никого не оставит равнодушным и спектакль в Мариинском театре с участием звезд оперы и балета, среди которых блистательная Ульяна Лопаткина. Настоящим волшебством станет заключительный гала-ужин в самом сердце Петербурга — Петропавловской крепости во время грандиозного шоу «Алые паруса», не имеющего аналогов в мире. На сегодняшний день это единственный в России праздник, занесенный в реестр мирового событийного туризма и рекомендованный к посещению почти
в 20 странах Европейского Союза.

Форум проходит в прекрасном городе, обладающем безграничными возможностями удивлять и восхищать как гостей, так и жителей, именно благодаря этому ПМЮФ становится не только юридическим, но и культурным мероприятием.

Участники приезжают на форум в лучшем случае на 3–4 дня, а иногда они могут позволить себе оторваться от текущих дел всего лишь на один день. Наша сверхзадача заключается в том, чтобы создать для гостей форума целый спектр возможностей: принять участие в актуальных дискуссиях, встретиться с коллегами, получить незабываемые впечатления и… увезти с собой ощущение полезного и одновременно чудесного ежегодного праздника, на который хочется возвращаться снова и снова. Над этим наша дружная молодая
команда и работает весь год.

Мы желаем всем успешного форума и надеемся встретиться в 2015 году!».

Ольга Мотенко, генеральный директор «Конференц-центра «Петербургский Международный Юридический Форум»

Опубликовано в Legal Insight №5 — 2014

Leave a Comment