Как автоматизировать управление 10000 судебных дел в единой системе: кейс Semenov&Pevzner

In Legal Tech, Press Releases by Виктория Хайруллина0 Comments

Поделитесь:

В прошлом году юридическая компания Semenov&Pevzner начала использовать систему Case.pro. Юристы за полгода автоматизировали управление серийными судебными делами и отчетность, благодаря чему сэкономили почти 30% рабочего времени. Об опыте кастомизации Case.pro с учетом узкой специализации юридической фирмы  – читайте в материале.

Команда Semenov&Pevzner начинала путь в качестве судебных юристов. С 2006 года компания успешно представляла клиентов более, чем в 4000 судах по всей России. В настоящее время Semenov&Pevzner оказывает юридические услуги в сфере интеллектуальной собственности крупнейшим музыкальным и кинокомпаниям, правообладателям брендов, разработчикам игрового и неигрового программного обеспечения, рекламным агентствам, продюсерам и артистам.

Почему Semenov&Pevzner потребовалась автоматизация?

Одно из направлений деятельности компании – противодействие обороту контрафактной продукции. Semenov&Pevzner сотрудничает со многими зарубежными транснациональными компаниями и защищает их права. К примеру, правообладатель знаменитой Свинки Пеппы – Entertainment One, базируется в Великобритании. Естественно, менеджмент компании не знает, где на территории России продается контрафактный товар. Решить эту проблему помогают юристы Semenov&Pevzner и агенты в 40 регионах России.

Одновременно в работе компании может находиться более 10 000 судебно-претензионных дел. Все эти дела необходимо контролировать. Нетрудно догадаться, что штата компании не хватало для работы с такими объемами информации.

Дополнительный аргумент в пользу автоматизации – представители Semenov&Pevzner тратили значительное время на составление отчетов вручную. Особенно остро вставал вопрос, когда ведущий дело юрист уезжал в командировку или уходил в отпуск.

Еще одна задача компании – контроль работы агентов по всей России. Все события по их делам также необходимо отслеживать.

Таким образом, потребность в автоматизации назрела остро, и в прошлом году представители Semenov&Pevzner начали поиск решения.

Трудности выбора

Первоначально юристы компании пользовались системой Trello. Она позволяет создавать карточки, оставлять комментарии, взаимодействовать с пользователями, добавлять документы. Но в системе отсутствует возможность кастомизации, что с учетом узкой специфики деятельности фирмы было решающим фактором.

Также сотрудники Semenov&Pevzner хотели иметь возможность автоматического построения аналитики и отчетности.

При знакомстве с Case.pro сотрудники компании обратили внимание на то, что в основе системы лежит конструктор. Юристы решили остановить поиски и начать настройку сервиса под бизнес-задачи компании.

Этапы автоматизации

Первый этап.

Начало работы с Case.pro

На первом этапе сотрудники Semenov&Pevzner провели переговоры с руководителями практик, чтобы решить какие направления работы необходимо автоматизировать. Были составлены списки возможностей Case.pro, а также перечень процессов для оптимизации. Около месяца заняло знакомство сотрудников с функциональностью системы и последующим определением задач. В результате решили автоматизировать судебную работу по ряду практик.

Второй этап.

Были настроены карточки дел, шаблоны документов, справочники и отчеты. Все это реализовали за 3 месяца без единой строчки кода. Для настройки Case.pro не требуется помощь программистов.

Третий этап.

Интеграция в работу

Само внедрение системы в работу отделов Semenov&Pevzner заняло меньше месяца. Около двух недель длилось тестирование сервиса. Вовлечение сотрудников в работу с  Case.pro происходило централизованно  – сразу всеми юристами отделов – для того, чтобы быстрее научиться пользоваться системой, обменяться мнениями и внести финальные коррективы.

Кастомизация Case.pro

Унифицированная карточка дела

Представители Semenov&Pevzner разработали в системе свою карточку «Унифицированное дело», прописав в ней необходимые поля: категория дела, правообладатель, субъект РФ, телефон и email ответственного лица, тип доказательств, сумма требований, дополнительная информация, на особом контроле и т.д.  

В этой карточке исполнитель может выбрать нужную категорию: гражданское, уголовное, арбитражное дело и тд. Фактически все дела были сведены в одну унифицированную карточку.

Для дел “на особом контроле” сотрудники Semenov&Pevzner разработали отдельный сценарий  – все события и документы по этому кейсу автоматически направляются на электронную почту юристу.

 

Настройка собственных справочников

Для заполнения карточки дела были настроены справочники. В каждом блоке юрист может выбрать значение из выпадающего списка: субъект РФ, категорию дела, ответственного сотрудника и т.п. Это позволило в разы облегчить работу по составлению и анализу отчетов.

Создание документа по шаблону

В Semenov&Pevzner настроили шаблон претензии, касающийся серийной защиты интеллектуальной собственности — система автоматически собирает данные из карточки дела и заполняет поля документа нужными значениями: адресат, дата, объект интеллектуальной собственности, адрес нарушения и тд. Это позволило сэкономить около часа ежедневной работы сотрудников.

В планах компании создать и другие шаблоны, например, претензию по блокировке сайта  – для этого необходимо настроить поля документа.

Автоматическая генерация отчетов

Юристы Semenov&Pevzner добавили в карточку дела необходимые поля в соответствии с категорией, и теперь легко выгружают отчеты по интересующим параметрам: выигранным делам, сумме компенсаций, статусам дел и т.д. Данные сводятся в единую таблицу автоматически — достаточно лишь указать в конструкторе, из каких полей забрать информацию. К примеру, юрист указывает категорию “блокировка” за определенный период и конкретного клиента  – в отчет попадет список всех заблокированных сайтов за указанное время.

Также Semenov&Pevzner настроили отчеты по затраченному времени для внутренней аналитики  – в отчете видно сколько юрист потратил времени на работу с клиентом.

Помимо этого были настроены отчеты по регионам. Теперь руководство компании в любой момент может проверить  – сколько дел в работе на территории конкретного субъекта РФ.

Результаты внедрения Case.pro

Благодаря использованию системы представителям Semenov&Pevzner удалось решить несколько важных проблем, такие как: долгое составление отчетов вручную,  отсутствие контроля за ведением дела со стороны клиента, длительный поиск и ручная выгрузка документов.

Автоматическая генерация отчетов экономит до 3 часов ежедневно

Это также позволяет исключить ошибки ручного ввода и повысить доверие клиентов за счет предоставления прозрачной отчетности о выполненных задачах меньше, чем за минуту.

Доступ к делам в режиме 24/7

Благодаря возможности предоставления клиентского доступа заказчики Semenov&Pevzner в курсе всех событий по их делам в любое время.

100% документов попадает в Case.pro

Благодаря интеграции с Картотекой арбитражных дел, 100% документов попадает в Case.pro автоматически. Теперь сотрудникам Semenov&Pevzner не приходится искать информацию в разных системах и источниках.

Роман Лукьянов

Управляющий партнер Semenov&Pevzner

Case.pro не только экономит до 30% рабочего времени, но и помогает в работе со сложными делами. Часто они бывают затяжными  – с большим количеством документов и событий. Огромный плюс Case.pro в том, что  в любой момент можно поднять всю информацию по делу в карточке. Особенно это спасает, когда ведущий дело юрист отсутствует, а правообладатель просит отчитаться о проделанной работе. Все данные хранятся в одном месте, и у вас всегда есть доступ ко всей необходимой информации.

 

Leave a Comment